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【功能盘点】用好反馈通知提醒,工作效率无限提升!

2018-02-09 5998
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新的一年,用活这些提醒消息,
有效助力提升客户服务效率和品质,让一整年的工作更加轻松!

当你收到填表人所提交上来的表单反馈,你就获得了一个新的客户。想要服务好每位客户,你需要及时得响应客户需要,细致得为客户解疑答惑,而这一切的服务的起点,都是反馈提交上来的那一瞬。

每一个表单反馈都是涉及两个人的:不仅是使用麦客接收表单反馈的制表人,还有填写表单提交反馈的填表人。反馈通知提醒可以让制表人在第一时间知晓反馈到达,做好万全准备;而对于填表人,在提交表单后能够及时收到一些相关的内容推送,也是对填表流程的自动延续,可以获得更好的服务体验。

下面就让我们分别来看一下,应对“制表人”和“填表人”两个不同角色,麦客都提供了哪些反馈通知提醒相关的功能吧~

一、制表人:多渠道反馈提醒,总有一款适合你

通过表单的反馈提醒,不用登录麦客官网守着表单反馈列表,就可以在第一时间通过其它渠道知晓新反馈到达,还能查看到具体的反馈内容,非常方便实用哟~

麦客提供了多种接收反馈提醒的方法渠道,你和你的小伙伴,可以选择适合自己的渠道来接收反馈提醒,安排后续工作。

专家模式下编辑表单时,可以在“全局设置-通知提醒”下启用各个通知提醒设置项。下面,就让我们详细了解一下各个不同的提醒渠道:

1.1 微信提醒

目前,麦客的微信公众号“麦客MikeCRM”中,提供了非常便捷高效的联系人和表单相关功能,实时接收表单反馈提醒就是其中之一。

提醒效果

当有新反馈到达时,麦客的微信公众号会自动给你发送一条表单反馈提醒消息。在消息中会简单罗列出表单的名称、反馈的提交时间、地点和内容摘要信息。点击详情就可以直接在微信中查看反馈的详细完整内容,还可以设置该反馈的星标和处理状态,添加反馈备注信息,帮你即时完成反馈的查看,跟进和处理。

如何启用?

使用微信反馈提醒功能,需要先关注麦客微信公众号并完成账号绑定。然后你可以根据自己的实际需要,免费开启任意表单的微信提醒功能。电脑上是在编辑表单时的“全局设置-通知提醒”中,勾选设置项“有新反馈时微信通知我”;微信中是在查看“我的表单-表单列表”时,点选需要的表单后,开启该功能。

Tips:绑定微信后,还可以通过微信扫码登录麦客哟~

多人协作接收提醒

麦客账号和微信号的绑定是一对一的,一个麦客账号只能跟一个微信号绑定。如果需要多人接收反馈提醒,建议通过“系统设置-成员管理”功能,邀请他们加入你的麦客组织,再让他们将各自的微信同麦客账号绑定,就都可以接收反馈提醒了。

1.2 邮件提醒

邮件在各种工作中都是最常见的一个通知消息工具了,无论是工作邮箱还是QQ、163等免费邮箱,总有那么几个常用邮箱傍身,你也可以选择通过邮件来接收反馈提醒消息。

提醒效果

当有新反馈到达时,麦客会以麦客CRM的名义给你发送一封反馈提醒邮件,邮件主题中还会告知该反馈的序号。对了,还请提前将麦客的发件箱或发件域名设为白名单哟~

提醒邮件中的内容主要就是反馈的具体内容,以及反馈的序号和提交时间、地点,如果有联系人姓名组件,还会展示提交人的姓名。你可以通过邮件中的链接,登录麦客官网查看同表单下的更多反馈。

特别的,如果表单中包含附件类组件(附件、图片上传),通过邮件正文你可以知道用户所提交文件的文件名及文件大小,如果想直接从邮件中下载这些附件,你可以开启“反馈通知附件下载”扩展包,让所有能够收到这封通知邮件的人,都可以直接点击下载填表人所上传的文件/图片。

如何启用

如果你的表单是极简模式,你可以在编辑表单时,勾选页面右侧的“常用设置→有新反馈时通知我→发邮件”,填好收件人邮箱即可;如果是在专家模式下,可以在“全局设置-通知提醒”处完成设置。反馈通知提醒邮件的发送是免费的,不会消耗邮件配额,你可以放心使用。

Tips:建议您提前将“mikecrm-notice.com”加入接收邮箱的域名白名单中,以免反馈提醒邮件被拦截或进入垃圾箱。

多人协作接收提醒

一个表单,最多可以添加10个邮箱来接收反馈提醒,这些邮箱都无需注册麦客。如果需要让更多的人收到反馈提醒邮件,只需直接将他们的邮箱加进来即可,还请认真核对收件人邮箱,避免填错收件人哟~

1.3 短信提醒

短信不依赖网络环境,是最稳定的接收渠道;同时短信的提醒方式也相对更显眼一点,也就更不容易被忽视掉。

提醒效果

反馈提醒短信的内容,是填表人所填/所选的“答案”,要更精简一点,毕竟短信是按照字数算条数的,标准短信是67字一条,字数越多,一次反馈需要消耗的短信发送配额也就越多。

在短信正文的末尾会有一个查看反馈详情的短链地址,该链接是开放链接,无需登录麦客就可以在网页中查看反馈的详细内容,但不能做任何管理操作,请保存短信内容,避免信息泄露造成不必要的麻烦哟~

如何启用

短信和邮件通知提醒的设置方式一样,只是短信的接收方是手机号码,且发送短信需要消耗短信配额,还请提前充值。

此外,为了帮你节约短信字数,我们提供了内容偏好设置的功能。你可以选择设置不同的提醒短信的内容偏好,调整短信内容的截断方式。如果设置为“精简反馈内容,超长省略”,我们会自动帮你截断多余的字数,一般保留5个字,以此来节省发送配额;但是对于姓名、手机号等重要/不适合截断的内容,则会始终保留全部内容。如果想要直接在短信中就可以看到所有的反馈内容,请设置内容偏好为“完整反馈内容”,系统将不做任何截断地将所有反馈信息发送给你。

1.4 支付成功时提醒

对于开启了在线收款功能的表单,不仅可以选择在反馈提交时触发通知提醒,还可以选择在订单被成功支付时再触发通知提醒,给予付费用户更多的关注,减少不必要的干扰。

与普通反馈提醒内容相比,启用支付功能的通知提醒,其通知内容中会额外展示订单的支付状态和订单的组成信息,帮你更好地处理交易信息。

二、填表人:自动触发通知内容,更多选择,更高效率

反馈通知提醒,是发送给制表人的,帮助你随时掌握表单动态。而填表人在提交表单后,除了提交成功的提醒外,如果也能自动收到一些信息,将更有想象空间。比如,报名表单提交后收到一封确认报名信息的邮件,申请提交后收到申请流程用时的提醒短信……这都可以为填表人提供更加完善贴心的服务。

你可以选择将表单反馈内容发送给填表人以作确认,或者也可以选择发送任意指定内容给填表人,作为真实业务流程的延续,让我们一起盘点一下,你都可以通过表单自动触发给填表人哪些信息吧~

2.1 发送完整填表内容

当你去填写一些重要的或者比较复杂的表单时,比如报名申请表,预约订单等表单时,往往都需要对自己所填写的内容进行二次确认。这时候,就可以将填表人所填写的完整反馈内容,直接在反馈提交后发送到填表人自己的邮箱或手机上,以此来进行填表信息的二次确认。

如果表单中添加了联系人的“邮箱”组件,就可以通过邮件将完整填表内容发送给填表人。

同样的,如果表单中添加了联系人的“手机”组件,就可以通过短信将反馈详情所对应的网页链接发送给填表人,收到短信后只需要点击文中链接就可以看到完整的反馈详情了。

无论是邮件还是短信,所发送的内容都是以麦客官方的名义发送给填表人的,其内容格式是相对固定的,所以非常适合作为“表单提交成功确认”的功能来使用;同时,你也可以把这当做将反馈详情和填表人进行共享的一个渠道,尤其适合跟商品组件和随机码功能搭配使用。

通过商品组件可以很轻松的实现基本的电子商务功能,但订单详情因为比较敏感,并不适合通过公开反馈详情来让填表人查看。这时,你就可以将他的填写内容发送给他,让他明确地知道自己填写成功了,并且还能随时确认自己订单里都买了哪些东西;还可以选择在支付成功时再行通知,节约发送配额。这一点点改变,就能让沟通更顺畅,生意自然也会更好做!

随机码常用来作为用户活动报名、预约课程、享受优惠等的凭证,在提交表单后可以看到,但填表人很可能没有保存自己的随机码,当他们来找制表人换取相应的服务时,就会很难办,因为你无法确认他的身份。现在就好了,你可以主动把这些信息发送给填表人,这样就可以省去不少麻烦,用户填表时也会更安心~

如何设置?

使用专家模式编辑表单时,在“全局设置”环节中的“向填表人发消息”功能处,勾选“提交后发送完整填表内容”后,选择发送渠道并设置好接收目标即可。

因为填表内容是发送给表单填写者的,所以必须要保证表单中包含邮箱/手机组件,才能作为目标收件地址来发送邮件/短信。此外,对于启用了表单内收款功能的表单,也可以选择在支付成功后再行发送。

2.2 自定义触发邮件&短信

麦客的邮件和群发短信功能,都是用来主动向联系人发送信息的,更加偏向于单方面的营销推广。而触发邮件和短信,则是在填表人提交表单后,即时收到的消息,这是你服务的完整一环,准确性和接受度很高,值得细细雕琢。

比如说:填表人提交了报名表单后,自动触发一条报名成功的通知短信,并在短信中告知客服联系方式,或者将活动流程等较为复杂的图文信息作为触发邮件发送过去,都是非常贴心的行为。对于预约了服务的填表人,将预约内容发送给他以作确认,同时附上相关注意事项,客服支持信息等必要的内容,也绝对可以在服务的最开始,就博得一个好印象。

如何设置?

触发邮件和短信都是向填表人发送信息的一种,因此需要表单中含有相应的联系人邮箱和手机组件,你可以在编辑表单时,在全局设置中启用这两个功能。

功能推荐-联系人自定义字段

在编辑邮件和短信的内容模板时,可以插入联系人变量,让联系人所收到的信息中可以自动替换成对应的内容。如果想在触发内容中,添加更多通过表单实时收集到的信息,你可以启用“联系人自定义字段”的功能。自定义字段不仅可以作为变量嵌入邮件和短信的正文中,还可以作为表单组件放入表单中,成为表单中的一道题目。

用法推荐-自己做填表人

很多工作流程,都是以通知到具体某个客户为收尾的,通知的内容也都有固定的模板,只是具体的称呼和其中某些关键信息是每个人都不同的。这时候,完全可以把这些通知消息做成邮件/短信模板,自己制作一个录入客户个人信息的表单自行填写提交。反馈提交成功,也就意味着完成了对该用户的通知,同时还可以在客户详情页的往来历史中留下通知记录(提交反馈),一举两得。

当然,使用邮件和短信的群发功能,指定该联系人作为收件人也可以做到同样的效果,但使用表单触发通知则可以将表单链接作为工作一环,不需要登录麦客,只是访问并填写表单,就可以完成这一环节。

比如快递发货,如果需要通过短信通知客户他的快递已发货,就可以制作一个包含客户姓名、手机号和快递单号(使用联系人自定义字段制作)的表单,将表单链接分享给负责发货的小伙伴,让他录入每一个快递面单的发货信息,同时也就完成了对每一个客户的发货通知。

2.3 票号凭证也能发

麦客为你提供的“验票”扩展包,填表人可以在提交表单后看到自己的票号凭证,需要自行截图保存。但你也可以选择自动将票号通过邮件和短信触发给填表人,保证票号凭证能够切实抵达用户手中,避免错过截图而造成的不必要的麻烦。

如何设置?

在表单的提交后环节启用验票扩展包时,就可以在右侧勾选“向填表人发送凭证”功能,根据需要选择对应的邮件/短信发送渠道即可。

 

无论是给制表人推送反馈提醒消息,还是将指定的内容发送给填表人,让服务流程自动化,都是基于自己的真实业务场景来选择最合适的通知提醒方式。如果你拿不准自己的要求能不能通过麦客来实现,欢迎随时通过各种渠道咨询麦小客哦~

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